紅石展覽根據(jù)多年布展施工經(jīng)驗，引入項目管理思維進行整體項目的推進管理。把整個項目執(zhí)行關(guān)節(jié)分解成不同的工作流程。
工作流程分解是項目風(fēng)險識別與分析的基礎(chǔ)和前提條件。會展展臺搭建的工作流程包括展會業(yè)務(wù)洽談、展會圖紙設(shè)計、展會圖紙加工、展會預(yù)制件運輸、展會搭建過程、展會運作與展會結(jié)束。具體工作流程如下：
1）項目經(jīng)理與客戶洽談
該階段為項目的初始階段，主要工作內(nèi)容包括明確客戶的需求，給客戶專業(yè)的建議；了解競爭對手，包括談判進度、優(yōu)惠條件、優(yōu)勢與劣勢、了解項目實施環(huán)境要求等。
2）展臺圖紙設(shè)計
圖紙設(shè)計是施工的基礎(chǔ)，也是整個項目的基礎(chǔ)，因此極為重要。主要工作內(nèi)容包括：客戶和第三方要求對圖紙的確認(rèn)，圖紙按工種、結(jié)構(gòu)、材料、尺寸及顏色等進行分解。
設(shè)計圖紙要注意第三方要求，和客戶洽談過程中，一定要仔細(xì)閱讀客戶收到主辦單位的參展須知或手冊。一般在手冊中有規(guī)定設(shè)計要求、材料使用要求、場館服務(wù)細(xì)則、相關(guān)單位的申報等。主辦單位一般會規(guī)定 展臺搭建高度，結(jié)構(gòu)要求；消防一般會規(guī)定材料使用要求；場館一般提供的服務(wù)是水、電、壓縮氣體、高空吊點、網(wǎng)絡(luò)等都需要提前按照要求預(yù)定。
3）展臺道具加工
主要工作有：向工廠下單并且逐一確認(rèn)圖紙中的各工種施工內(nèi)容及要點，例如：顏色、品牌、產(chǎn)品規(guī)格等；監(jiān)管施工公差、質(zhì)量和進度，即使的向客戶回饋加工中遇到的問題，復(fù)雜工藝預(yù)演試搭建，邀請客戶在現(xiàn)場進行確認(rèn)。
4）展臺預(yù)制件運輸
主要工作有：因為大型站臺是在工廠制造現(xiàn)場組裝搭建，預(yù)制件就必須考慮運輸、裝卸、進場等因素。除了防止在運輸途中有磕碰損壞外，最容易忽略的就是預(yù)制件尺寸做的太大，進不了場館的門、上不了貨梯等，預(yù)先測量進館上貨路線非常重要。決定采用哪種運輸方式，考慮運輸時間，考慮運輸合作單位的能力，確保準(zhǔn)時到達(dá)。預(yù)制件運輸?shù)馁|(zhì)量直接關(guān)系到展臺搭建的進度與質(zhì)量。
展覽會搭建是全國乃至全世界范圍，運輸?shù)娘L(fēng)險也是不可輕視。展覽搭建的預(yù)制件不適合太長時間的運輸，時間越長準(zhǔn)時到達(dá)的可能性就越小。如果預(yù)先找好當(dāng)?shù)氐暮献骰锇?，需要先考察判斷合作單位的實力?？梢苑职徊糠诛L(fēng)險低的給對方加工，主要不見提前運到合作單位，以保證可以準(zhǔn)時進場施工。
5）展臺搭建過程
該階段的主要工作有：制定搭建進度安排，現(xiàn)場管理，確保按進度完成；了解施工人員的熟練成都，合理安排工作量；明確施工所在地的相關(guān)規(guī)定，合法合規(guī)施工。
進場搭建后每天要按小時安排施工計劃，安裝施工的人員要及時調(diào)配，時間不夠的話要提前判斷，向展館方提出付費加班申請。除此外還有出國展覽的當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)規(guī)定，通關(guān)的搭建材料證明，當(dāng)?shù)氐膭诠ひ?guī)定等。一般帶出國的施工人員是不具備在當(dāng)?shù)厥┕さ脑S可，提前了解當(dāng)?shù)氐姆ㄒ?guī)做好預(yù)先的計劃。
6）展會運作
進入該階段時，展會已經(jīng)開始，但是展覽工程公司的工作并沒有結(jié)束，負(fù)責(zé)在展覽期間展臺的維護工作，包括：用電用氣的維護，每天的用電、用氣要安排相關(guān)人員值班維護；制定緊急預(yù)案，以便有效應(yīng)對突發(fā)狀況。
7）展會結(jié)束
展展會結(jié)束之后，展覽工程公司必須負(fù)責(zé)撤展工作，包括：保護客戶展品及材料，打包運輸有用物品，妥善處理垃圾，與展館衛(wèi)生人員填寫清潔確認(rèn)單，最終安全撤展。